企業名：株式会社Oakmont
周知日：［令和7年9月24日］

1. 目的と背景

当社は、東京都カスタマー・ハラスメント防止条例（令和7年4月1日施行）の趣旨に基づき、対面の商談における安全確保と事実関係の正確な確認、紛争予防のため、録音環境の整備および運用方針を定め、社外に周知します。当社は一人社長体制でコワーキングスペースを主たる業務場所としており、事務所等への常設録音・録画は行いません。本取組は対面の商談時に限り音声を録音するもので、録画（映像記録）は行いません。

2. 運用範囲（対面のみ・録画なし）

• 対象：当社が実施する対面の打合せ・商談（コワーキングスペース、貸会議室、その他外部会場）。
• 実施：開始時に録音の旨を口頭で周知。不同意時は議事メモ作成と要点の読み上げ確認に切替。
• 除外：常時監視目的の録音や映像の録画は行いません。

3. 録音機器

製品名：Audiocomm　デジタルICレコーダー
型番：ICR-U134N・ICR-U138N
購入日：［令和7年9月24日］（令和7年4月1日以降）
購入方法：［購入］

4. 録音時の案内文言

案内例：「安全確保と事実関係の正確な確認のため、本商談は音声を録音いたします。録音が難しい場合は、議事メモで要点をその場で読み上げ確認に切り替えます。」

5. 記録の取扱い

• 目的：安全確保、紛争予防、合意事項確認、法的手続準備に限定。
• 保存期間：原則3年（紛争の恐れがある場合は最大5年）。目的達成後は復元不可で削除。
• 保管：暗号化ストレージに保管し、アクセスは代表者のみに限定。
• 第三者提供：警察、弁護士等の正当な範囲に限り必要最小限で実施。

6. お問い合わせ

窓口：代表者 宮國雄大／メール：info@oakmontjy.com／電話：080-1223-4918（受付：平日9時〜18時）

7. 注記

本周知は録音運用の透明性のためのものです。共同利用の施設では第三者の会話が記録されないよう配慮し、必要に応じて会議室を利用します。